Datenschutzerklärung

Stand: 18.7.2025 | Version 1.0

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

2. Grundsätze der Datenbearbeitung

Die Bearbeitung von Personendaten erfolgt in Übereinstimmung mit:

• Dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und der Verordnung zum DSG (VDSG)
• Dem Postgesetz (PG) und der Postverordnung (VPG)
• Dem Briefgeheimnis gemäss Art. 321ter StGB (Strafgesetzbuch)
• Dem Obligationenrecht (OR), insbesondere betreffend Aufbewahrungspflichten
• Der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Kunden aus dem EU-Raum
• Branchenspezifischen Regularien und Best Practices

3. Kategorien bearbeiteter Personendaten

3.1 Stammdaten

• Anrede, Vor- und Nachname
• Postadresse (für Adressverifizierung)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Geburtsdatum (zur Identitätsverifikation bei Bedarf)
• Kundennummer und interne Identifikatoren

3.2 Postdaten

• Alle an Sie adressierten Postsendungen (Inhalt)
• Absenderinformationen
• Metadaten (Eingangsdatum, Dokumenttyp, Grösse)
• Scan-Qualität und technische Parameter
• Kategorisierung und Tags

3.3 Vertragsdaten

• Vertragsart (Privat/Geschäft)
• Vertragsbeginn und -ende
• Gewählte Leistungen und Optionen
• Kommunikationshistorie
• Support-Anfragen und deren Bearbeitung

3.4 Abrechnungsdaten

• Rechnungsadresse
• Zahlungsmethode (via Stripe, keine Kreditkartendaten bei uns)
• Zahlungshistorie
• Mahnwesen-Daten
• Steuerrelevante Informationen

3.5 Technische Daten

• IP-Adressen (anonymisiert nach 7 Tagen)
• Browser-Informationen
• Zugriffszeiten und -häufigkeit
• Session-Cookies (technisch notwendig)
• Geräteinformationen (für Sicherheitszwecke)

3.6 Besonders schützenswerte Daten

4. Rechtsgrundlagen und Zwecke der Datenbearbeitung

4.1 Vertragserfüllung (Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG)

• Entgegennahme und Digitalisierung Ihrer Post
• Bereitstellung des Online-Zugriffs
• Versand von Originaldokumenten auf Anfrage
• Kundensupport und Serviceleistungen

4.2 Gesetzliche Pflichten (Art. 31 Abs. 2 lit. c revDSG)

• Erfüllung steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (10 Jahre gemäss Art. 958f OR)
• Erfüllung postgesetzlicher Vorgaben
• Geldwäschereiprävention bei Bedarf
• Behördliche Auskunftspflichten

4.3 Berechtigte Interessen (Art. 31 Abs. 2 lit. b revDSG)

• Betrugs- und Missbrauchsprävention
• IT-Sicherheit und Systemintegrität
• Qualitätssicherung und Serviceoptimierung
• Statistische Auswertungen (anonymisiert)

4.4 Einwilligung (Art. 31 Abs. 2 lit. d revDSG)

• Newsletter-Versand (Double-Opt-In)
• Erweiterte Analysefunktionen
• Teilnahme an Umfragen

5. Datensicherheit

5.1 Technische Massnahmen

• Verschlüsselung: AES-256 für gespeicherte Daten, TLS 1.3 für Übertragungen
• Zugriffskontrolle: Multi-Faktor-Authentifizierung verfügbar
• Datentrennung: Strikte Mandantentrennung
• Backup: Tägliche verschlüsselte Backups in der Schweiz
• Monitoring: 24/7 Sicherheitsüberwachung
• Penetrationstests: Jährliche Sicherheitsaudits
• AI-Sicherheit: Keine Speicherung von Daten bei AI-Verarbeitung, End-to-End Verschlüsselung

5.2 Organisatorische Massnahmen

• Verpflichtung aller Mitarbeiter auf das Datengeheimnis
• Regelmässige Datenschutzschulungen
• Zugriff nur nach Need-to-Know-Prinzip
• Dokumentierte Prozesse und Verantwortlichkeiten
• Incident-Response-Plan

6. Speicherort und Aufbewahrung

6.1 Speicherfristen

* Verlängerung auf Kundenwunsch möglich

7. Datenbekanntgabe und Auftragsbearbeitung

7.1 Kategorien von Empfängern

7.2 Behördliche Anfragen

Wir geben Daten nur an Behörden weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder ein rechtsgültiger Beschluss vorliegt. Sie werden über solche Anfragen informiert, sofern dies rechtlich zulässig ist.

8. Ihre Rechte

8.1 Auskunftsrecht (Art. 25 revDSG)

Sie können jederzeit unentgeltlich Auskunft verlangen über:

• Alle über Sie gespeicherten Personendaten
• Den Bearbeitungszweck
• Die Aufbewahrungsdauer
• Die Empfänger, denen Personendaten bekanntgegeben werden
• Die Herkunft der Personendaten, sofern bekannt

8.2 Berichtigungsrecht (Art. 32 revDSG)

Sie haben das Recht, unrichtige Personendaten berichtigen zu lassen. Wir werden die Berichtigung innerhalb von 30 Tagen vornehmen und Sie darüber informieren.

8.3 Löschungsrecht (Art. 32 revDSG)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Beachten Sie die 10-jährige Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen.

8.4 Datenportabilität (Art. 28 revDSG)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder direkt an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.

8.5 Widerspruchsrecht (Art. 32 revDSG)

Sie können der Bearbeitung Ihrer Personendaten jederzeit widersprechen, insbesondere bei Direktmarketing oder Profiling.

8.6 Profiling und automatisierte Einzelentscheidung (Art. 21 revDSG)

Profiling: Wir führen kein Profiling im Sinne von Art. 5 lit. f revDSG durch. Die automatische Kategorisierung Ihrer Dokumente und die optionale AI-basierte Analyse dienen ausschliesslich der besseren Organisation und Verwaltung Ihrer Post. Es wird kein Persönlichkeitsprofil erstellt. Die AI-Analyse extrahiert lediglich objektive Informationen (Daten, Beträge) ohne Bewertung Ihrer Person.

Automatisierte Entscheidungen: Wir treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder erheblicher Beeinträchtigung. Alle wichtigen Entscheidungen (z.B. Vertragskündigung, Preisanpassungen) werden ausschliesslich von Menschen getroffen.

9. Datenschutz bei Minderjährigen

Unser Service richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjährigen. Sollten wir feststellen, dass wir unwissentlich Daten von Minderjährigen erhoben haben, werden wir diese umgehend löschen.

10. Cookies und Tracking

10.1 Notwendige Cookies

10.2 Analyse-Tools

Wir verwenden ausschliesslich selbst-gehostete, datenschutzfreundliche Analysetools. Es findet kein Tracking durch Drittanbieter wie Google Analytics statt.

10.3 AI-basierte Dokumentenanalyse

11. Datenschutzverletzungen und Datenschutz-Folgenabschätzung

11.1 Meldung von Datenschutzverletzungen

Im Falle einer Datenschutzverletzung mit hohem Risiko werden wir gemäss Art. 24 revDSG:

• Den EDÖB so rasch als möglich informieren
• Betroffene Personen unverzüglich benachrichtigen, wenn dies zu ihrem Schutz erforderlich ist
• Massnahmen zur Schadensbegrenzung ergreifen
• Den Vorfall dokumentieren und analysieren

11.2 Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 22 revDSG)

Für unseren Service wurde eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt, da wir besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang bearbeiten. Die Abschätzung wird regelmässig aktualisiert und hat ergeben, dass durch unsere technischen und organisatorischen Massnahmen kein hohes Risiko für die Persönlichkeit oder die Grundrechte der betroffenen Personen besteht.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die aktuelle Version ist immer auf unserer Website verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.

13. Kontakt und Beschwerderecht