Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: 6.6.2025 | Version 1.0 | Gültig ab: 1. Januar 2025

1. Vertragsparteien und Geltungsbereich

1.1 Anbieter

1.2 Geltungsbereich

• Diese AGB gelten für alle gegenwärtigen und zukünftigen Geschäftsbeziehungen
• Abweichende AGB des Kunden gelten nur bei ausdrücklicher schriftlicher Anerkennung
• Diese AGB gelten sowohl für Verbraucher als auch für Unternehmer
• Bei Widersprüchen gehen individuelle Vereinbarungen diesen AGB vor

1.3 Definitionen

• "Kunde": Jede natürliche oder juristische Person, die unsere Dienste nutzt
• "Postsendung": Alle an den Kunden adressierten Briefsendungen
• "Scan": Digitalisierte Version einer Postsendung
• "Dashboard": Geschützter Online-Bereich für den Dokumentenzugriff

2. Vertragsabschluss

2.1 Registrierung und Angebot

• Die Registrierung auf unserer Plattform stellt eine verbindliche Offerte dar
• Der Vertrag kommt mit unserer Annahmebestätigung per E-Mail zustande
• Wir behalten uns vor, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen
• Der Kunde garantiert die Richtigkeit aller Angaben bei der Registrierung

2.2 Vertragsvoraussetzungen

• Volljährigkeit (18 Jahre) oder Zustimmung des gesetzlichen Vertreters
• Gültiger Wohnsitz oder Geschäftssitz in der Schweiz oder EU/EFTA
• Erfolgreiche Adressverifizierung
• Hinterlegung einer gültigen Zahlungsmethode

3. Leistungsumfang

3.1 Grundleistungen

• Postannahme: Entgegennahme aller an Sie adressierten Briefsendungen
• Digitalisierung: Professionelles Scannen in hoher Qualität (300 DPI, Farbe)
• Bearbeitungszeit: Garantierte Digitalisierung innerhalb von 24 Stunden (Werktage)
• Benachrichtigung: E-Mail-Notification bei neuen Dokumenten
• Speicherung: Verschlüsselte Ablage (AES-256) für 10 Jahre
• Zugriff: 24/7 Online-Zugang über gesichertes Dashboard
• Download: PDF-Format, einzeln oder als Sammeldokument
• Kategorisierung: Automatische Sortierung nach Dokumenttyp

3.2 Zusatzleistungen (kostenpflichtig)

• Originalversand: CHF 3.00 pro Dokument (zzgl. Porto)
• Express-Bearbeitung: Digitalisierung innerhalb von 2 Stunden
• OCR-Texterkennung: Durchsuchbare PDFs
• Physische Archivierung: Verlängerte Aufbewahrung der Originale

3.3 Ausgeschlossene Sendungen

• Pakete und Päckchen über 2 kg
• Einschreiben mit Rückschein
• Gerichtliche Zustellungen mit persönlicher Übergabe
• Wertbriefe und Wertsendungen
• Verderbliche Waren oder Lebensmittel
• Gefährliche Stoffe oder verbotene Gegenstände
• Sendungen, die besondere Lagerung erfordern

3.4 Verfügbarkeit

• Plattformverfügbarkeit: 99.5% im Jahresmittel
• Geplante Wartungen werden 48h vorher angekündigt
• Notfallwartungen sind jederzeit möglich

4. Preise und Zahlungsbedingungen

4.1 Tarifmodelle

4.2 Zahlungsmodalitäten

• Privatkunden: Monatliche Vorauszahlung
• Geschäftskunden: Monatliche Nachzahlung basierend auf Nutzung
• Zahlungsfrist: 10 Tage nach Rechnungsstellung
• Zahlungsmethoden: Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, TWINT
• Währung: Alle Preise in CHF, inklusive MWST

4.3 Preisanpassungen

• Preisänderungen werden 60 Tage im Voraus angekündigt
• Bei Preiserhöhungen besteht ein Sonderkündigungsrecht
• Indexbasierte Anpassungen (LIK) maximal 1x jährlich

4.4 Zahlungsverzug

• 1. Mahnung: Nach 14 Tagen (kostenlos)
• 2. Mahnung: Nach 28 Tagen (CHF 10.00 Mahngebühr)
• Verzugszins: 5% p.a.
• Sperrung des Zugangs nach 45 Tagen
• Vertragskündigung nach 60 Tagen

5. Pflichten und Verantwortlichkeiten

5.1 Pflichten des Kunden

• Adressumleitung: Korrekte Einrichtung bei der Schweizerischen Post
• Aktualisierung: Mitteilung von Adress- oder Namensänderungen
• Kontrolle: Regelmässige Überprüfung des Dashboards (mind. wöchentlich)
• Sorgfalt: Vertraulicher Umgang mit Zugangsdaten
• Mitwirkung: Bei Rückfragen oder Unklarheiten
• Rechtmässigkeit: Keine Nutzung für illegale Zwecke

5.2 Pflichten von Softscan

• Sorgfaltspflicht: Professionelle Behandlung aller Sendungen
• Vertraulichkeit: Strikte Geheimhaltung aller Postinhalte
• Datenschutz: Einhaltung DSG/DSGVO
• Benachrichtigung: Unverzügliche Information bei besonderen Vorkommnissen
• Qualität: Lesbare Scans in angemessener Qualität

6. Aufbewahrung und Vernichtung

6.1 Digitale Dokumente

• Automatische Archivierung für 10 Jahre ab Digitalisierung
• Verschlüsselte Speicherung in Schweizer Rechenzentren
• Tägliche Backups mit geografischer Redundanz
• Export-Möglichkeit jederzeit verfügbar
• Löschung auf Kundenwunsch (unter Vorbehalt gesetzlicher Pflichten)

6.2 Physische Originale

• Standardaufbewahrung: 30 Kalendertage
• Verlängerung: Auf Anfrage gegen Gebühr möglich
• Vernichtung: Datenschutzkonforme Aktenvernichtung (DIN 66399)
• Protokollierung: Dokumentation aller Vernichtungsvorgänge

7. Haftung und Gewährleistung

7.1 Haftungsgrundsätze

• Softscan haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit
• Bei leichter Fahrlässigkeit nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten
• Haftung begrenzt auf vertragstypische, vorhersehbare Schäden
• Maximale Haftungssumme: CHF 50'000 pro Schadensfall

7.2 Haftungsausschlüsse

• Höhere Gewalt (Naturkatastrophen, Streiks, etc.)
• Verschulden der Schweizerischen Post
• Fehlerhafte Adressierung durch Absender
• Datenverlust durch Kundenverschulden
• Entgangener Gewinn oder Folgeschäden

7.3 Versicherung

Softscan unterhält eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens CHF 5 Millionen.

8. Vertragsdauer und Kündigung

8.1 Vertragslaufzeit

• Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit
• Mindestvertragslaufzeit: 1 Monat
• Automatische Verlängerung um jeweils einen Monat

8.2 Ordentliche Kündigung

• Kündigungsfrist: 30 Tage zum Monatsende
• Form: Schriftlich per E-Mail an info@softacc.ch oder über Dashboard
• Bestätigung: Schriftliche Kündigungsbestätigung innerhalb 48h
• Datenexport: 60 Tage nach Vertragsende möglich

8.3 Ausserordentliche Kündigung

Softscan kann den Vertrag fristlos kündigen bei:

• Zahlungsverzug trotz zweimaliger Mahnung
• Missbrauch der Dienstleistung
• Falschen Angaben bei Vertragsabschluss
• Verstoss gegen diese AGB
• Strafbaren Handlungen

9. Datenschutz und Vertraulichkeit

9.1 Datenschutz

• Es gilt unsere separate Datenschutzerklärung
• Einhaltung des revidierten DSG und der DSGVO
• Keine Weitergabe von Daten an Dritte ohne Rechtsgrundlage
• Verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung

9.2 Postgeheimnis

• Strikte Wahrung des Postgeheimnisses
• Zugriff nur durch autorisierte Mitarbeiter
• Verpflichtung zur Verschwiegenheit
• Strafrechtliche Verantwortung gemäss Art. 321 StGB

10. Änderungen und Kommunikation

10.1 AGB-Änderungen

• Änderungen werden 30 Tage vor Inkrafttreten angekündigt
• Mitteilung per E-Mail an registrierte Adresse
• Ohne Widerspruch innerhalb 30 Tagen gelten Änderungen als akzeptiert
• Bei Widerspruch Sonderkündigungsrecht

10.2 Kommunikation

• Verbindliche Kommunikation erfolgt per E-Mail
• Kunde ist verpflichtet, E-Mail-Adresse aktuell zu halten
• Zustellung gilt als erfolgt bei Versand an letzte bekannte Adresse

11. Schlussbestimmungen

11.1 Anwendbares Recht

Es gilt ausschliesslich schweizerisches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts und der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts.

11.2 Gerichtsstand

Ausschliesslicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Glarus, Schweiz. Softscan ist berechtigt, den Kunden auch an seinem Wohnsitz zu belangen.

11.3 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

11.4 Vollständigkeit

Diese AGB stellen die vollständige Vereinbarung zwischen den Parteien dar. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.